Executive Secretary (EA)/Personal Assistant (PA)

RegMed XB, short for Regenerative Medicine Crossing Borders, focuses on developing regenerative medicine solutions to address significant health challenges. In short, building new tissues/organs! RegMed XB is a collaborative institute uniting Dutch and Flemish public institutions, governments, health foundations, and companies. The organization. RegMed XB emphasizes partnerships between researchers and entrepreneurs to achieve meaningful patient and societal impacts. Additionally, the RegMed XB Pilot Factory enables the scaling of products toward GMP-grade standards, supporting innovation and advancement in regenerative medicine.

The Executive Secretary/Personal Assistant will be responsible for supporting the team by managing schedules and appointments, organizing meetings, maintaining calendars, and performing clerical and administrative tasks. The role requires effective communication (both in Dutch and English) with internal and external stakeholders, coordination of responsibilities, and the ability to handle various administrative duties efficiently and professionally.

Qualifications

  • Proficiency in Personal Assistance and Executive Administrative Assistance to support senior-level management
  • Strong Communication skills to facilitate clear and professional interaction with stakeholders
  • Experience in Diary Management to organize and coordinate schedules and appointments
  • Excellent Clerical Skills including attention to detail and organizational abilities
  • Proficiency in using relevant software and tools such as email, calendars, and office applications
  • Strong time-management and multitasking abilities
  • Work experience in administrative roles for research, healthcare, or academic institutions is advantageous
  • Bachelor’s degree or equivalent experience in office administration or a related field is preferred

For more information or to apply, please contact:
info@regmedxb.com

-----------------------------------------------------------

Over RegMed XB

RegMed XB, voluit Regenerative Medicine Crossing Borders, richt zich op het ontwikkelen van oplossingen binnen de regeneratieve geneeskunde.

RegMed XB is een samenwerkingsinstituut waarin Nederlandse en Vlaamse publieke instellingen, overheden, gezondheidsfondsen en bedrijven samenkomen. De organisatie stimuleert nauwe samenwerking tussen onderzoekers en ondernemers om te komen tot betekenisvolle impact voor patiënten en de samenleving.

Daarnaast maakt de RegMed XB Pilot Factory het mogelijk om innovaties op te schalen richting GMP-kwaliteit, waarmee verdere ontwikkeling en toepassing van regeneratieve geneeskunde wordt ondersteund.

Functieomschrijving

De Executive Secretary / Personal Assistant ondersteunt het team door het beheren van agenda’s en afspraken, het organiseren en coördineren van vergaderingen, het bijhouden van kalenders en het uitvoeren van diverse secretariële en administratieve werkzaamheden.

De functie vereist effectieve communicatie in zowel het Nederlands als het Engels met interne en externe stakeholders, het coördineren van verantwoordelijkheden en het professioneel en efficiënt afhandelen van uiteenlopende administratieve taken.

Profiel / Vereisten

  • Aantoonbare ervaring in Personal Assistance en Executive Administrative Assistance ter ondersteuning van senior management
  • Sterke communicatieve vaardigheden voor heldere en professionele interactie met stakeholders
  • Ervaring met agendabeheer en het plannen en coördineren van afspraken
  • Uitstekende administratieve vaardigheden, met oog voor detail en sterke organisatorische kwaliteiten
  • Vaardig in het gebruik van relevante software en tools, zoals e-mail, agenda’s en gangbare kantoorapplicaties
  • Goede vaardigheden op het gebied van timemanagement en multitasken
  • Werkervaring in een administratieve functie binnen onderzoek, zorg of een academische omgeving is een pré
  • Een bacheloropleiding of gelijkwaardige werkervaring in office management of een verwant vakgebied heeft de voorkeur

Reageren

Voor meer informatie of om te reageren op deze functie kun je contact opnemen via:
info@regmedxb.com